Charter de proyecto

    

           

            Universidad para la Cooperación   Internacional

Facultad de Administración de Proyectos

CURSO

Introducción a la Administración de Proyectos

CHARTER DE PROYECTO

"ESTRATEGIA PARA LA PARTICIPACION EXITOSA EN LOS PROCESOS LICITATORIOS PARA LA REPARACION DE LOS EBAIS, CONCURSOS PROMOVIDOS POR LA CCSS"

 

 

PROFESORA:

Yorleny Hidalgo

ALUMNO:

Jorge López Quirós

Año 2012

ACTA DEL PROYECTO
Fecha	Nombre de Proyecto
15 Mayo del 2012	Estrategia para la participación exitosa en los procesos licitatorios para la reparación de los EBAIS, concursos promovidos por la CCSS
Areas de conocimiento / procesos:	Area de aplicación (Sector / Actividad):
Areas involucradas, procesos involucrados                               Tiempo, calidad, comunicaciones, Análisis de procesos de planeación, Control y Cierre	Sector salud, mejoras a las instalaciones físicas de los EBAIS de la Caja Costarricense del Seguro Social
Fecha de inicio del proyecto	Fecha tentativa de finalización del proyecto
15 Mayo del 2012	15 Agosto del 2012
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general:  Elaborar una estrategia para la participación exitosa en los procesos licitatorios para la reparación de los EBAIS a cargo de la CCSS en la Zona Sur del país, que permita participar a la empresa de una manera competitiva respecto a los otros posibles oferentes. Objetivos especificos Realizar diagnóstico de procedimiento utilizado para la realización de los presupuestos por parte de la empresa para las ofertas. Enfocar propuestas de mejoramiento de estrategia, según las áreas del conocimiento de gestión de la calidad, del tiempo y de las comunicaciones. Esto para que cada proyecto sea realizado y entregado con una calidad impecable aceptada por el cliente, en el tiempo previsto o menor al previsto por la entidad contratante sin afectar calidad, y para poder gestionar la buena comunicación entre la empresa contratista y el cliente (CCSS) durante la ejecución del proyecto. Elaborar propuesta estratégica de acciones concretas para lograr la obtención de más contrataciones y mejorar consecuentemente el control de costos, calidad y tiempos de los proyectos en su etapa de ejecución. Definir un plan de capacitación para el recurso humano encargado de los presupuestos, encargado de la elaboración de las ofertas y de la programación de las actividades de los proyectos (programa de trabajo), a fin de contar con la preparación adecuada y obtener el máximo provecho posible de  las herramientas tecnológicas disponibles para tal efecto.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
Para el presente año (2012), la gran mayoría de los edificios de los EBAIS construidos por la CCSS en la Zona Sur han llegado al final de su vida de servicio en las condiciones originales en que fueron edificados en su momento, por lo que se hace necesario la intervención con labores de remodelación en todas las sedes que requieren de estos trabajos. Se pretende con esta estrategia por parte de la empresa constructora, contar con ventaja con respecto a sus posibles competidores en los procesos licitatorios, para así obtener la mayor asignación de proyectos a realizar por parte del estado (CCSS). Para esto, con la estrategia a implementar por la empresa se espera optimizar las estimaciones de los montos de los proyectos que significarán un ahorro apreciable en recursos económicos y mano de obra, además de un control adecuado de la ejecución de los proyectos al poder comparar lo planeado contra el avance a la fecha, de tal manera que pueda determinarse a tiempo cualquier desvío con tal de rectificar el rumbo y terminar de acuerdo al plazo establecido por el contratante (CCSS).
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
Del proyecto se espera que genere para la empresa una mayor competitividad y por ende una mayor tasa de captación de proyectos a construir, ya que esto conllevaría mayores ganancias económicas y más empleo para el personal. Entregables: Plantilla u hoja electrónica que tome en cuenta todas las variantes para la realización de un presupuesto completo de obra. Investigación y estudio de documentos externos e internos (carteles de licitación, planos, normas, reglamentos,etc). Plantilla que documente la información general recabada del proyecto en "X" momento, para así poder tomar las decisiones necesarias y oportunas acerca de aspectos como tiempo, costos y calidad durante la ejecución de los proyectos. Plantilla para documentar periódicamente que el recurso humano encargado de realizar los presupuestos, de realizar las ofertas y de la programación de las actividades de los proyectos (programa de trabajo) está poniendo en práctica la capacitación y utilizando las herramientas tecnológicas que se les suministró para la realización de su trabajo.
Supuestos
La empresa recibirá invitación por parte de la CCSS para participar en todas las licitaciones de las remodelaciones a ejecutar. Los materiales de construcción utilizados para la remodelación de las edificaciones aumentarán un 5% a lo largo de todo el año. La empresa ejecutará los proyectos en un tiempo 10% menor al estipulado en el cartel de la contratación publicado por el ente contratante. La calidad de los trabajos será recibida 100 % a satisfacción por el ente contratante en la primera inspección para tal efecto, por tanto no se invertirán recursos (materiales y mano de obra) para la corrección de defectos.
Restricciones
La ley de contratacion administrativa y su reglamento. Dependiendo del tipo de contratación, el tiempo para la presentación de las ofertas es muy poco, lo que deja poco márgen de análisis de los proyectos para conformar adecuadamente la oferta. La normativa institucional. La institución (CCSS) solicita de acuerdo a cada proyecto licitado que la experiencia sea vasta,  y demostrable mediante cartas de recomendación de trabajos realizados por la empresa para otras instituciones. Contar con los recursos humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Por ser una empresa pequeña, (actualmente labora solo una persona en el proyecto) la empresa tiene déficit de personal para llevar a cabo el proyecto, por lo tanto debe contratarse personal adecuado.
Información histórica relevante
Este esfuerzo por mejorar los mecanismos para obtener ventaja por parte de la empresa en la participación de las licitaciones nunca se ha intentado anteriormente en la compañía. Anteriormente, todas las ofertas que se realizaban para los trabajos licitados se han hecho de una manera muy empírica y artesanal, (por decirlo así a lo que salga, si se obtiene un trabajo bien y sino en otra será). Actualmente el procedimiento que se utiliza es: una vez recibida la invitación por parte de la CCSS, se realiza la visita al proyecto o EBAIS a reparar, esto junto a los funcionarios designados por la CCSS y junto a los demás posibles oferentes, una vez visto en sitio los trabajos a ejecutar, la empresa propone las actividades a ejecutar para llevar a buen término el proyecto. Dichas actividades se desglosan en varios porcentajes correspondientes a  materiales, mano de obra, administración, imprevistos y utilidad, estos porcentajes han resultado en muchas ocasiones alejados de la realidad y en muchas ocasiones también se han pasan por alto varias actividades que al no ser tomadas en cuenta  lógicamente afectan la economía de la empresa por tener que ejecutar alguna actividad por la que no cotizó.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Cliente(s) directo(s): Detallelos Unidad Regional Brunca de la CCSS. Caja Costarricense del Seguro Social. Cliente(s) indirecto(s): Detallelos Los costarricenses que pagan los impuestos. Los vecinos de las poblaciones beneficiadas con las mejoras a las edificaciones de los EBAIS.
Aprobado por: Yorlenny Hidalgo M		Firma:
Realizado por: Jorge López Quirós.