En el presente documento se dará resolución al siguiente caso de estudio, en el cual se pide resolver 3 preguntas basándose en la información dada de la empresa ABITO y su proyecto de producir helados.

“Empresa ABITO

La empresa ABITO es líder en la producción distribución y comercialización de quesos ABITO, sus productos tienen aceptación en los principales supermercados del país, hecho que le ha redituado a lo largo de muchos años de producción del producto, cuantiosas sumas monetarias, mismas que han dado oportunidad de acumular un gran capital. Su organización tiene una estructura funcional con un gerente de finanzas, uno de tecnología, uno de producción y uno de recursos humanos.

Dentro de sus competidores se encuentra la empresa XYZ, la cual utiliza la organización por proyectos y les está “robando” clientes, porque según una encuesta que se realizo sus productos son entregados en tiempo y calidad solicitados.

Su materia prima viene de pequeños productores de leche, los cuales tienen problemas para entregar lo solicitado debido a que sus vías de comunicación no son las mejores.

Sus clientes son los tres principales supermercados del país.

En los últimos dos años varios de sus funcionarios han iniciado la carrera en administración de proyectos y el gerente desea que ellos le ayuden a planificar la creación de una nueva unidad que se encargará de la oficina de proyectos y el primer proyecto que desarrollaran es; la introducción de un nuevo producto: Helados ABITO.

Dentro de los funcionarios que formarán parte de esta nueva unidad se encuentran:

El gerente, se debe contratar
Tres personas con maestría en proyectos (menores de 35 años), con muchas ganas de innovar e implementar la Administración de proyectos. Uno de ellos cree que el puesto de gerente debería ser suyo.
Cinco personas con 20 años de trabajar, resistencia al cambio y mucha experiencia
Cinco personas nuevas que deben contratarse.

El gerente desea que usted

Defina la estructura organización. Justifique ampliamente su propuesta.(debe mostrar la estructura propuesta)
Qué tipo de liderazgo requiere el Gerente del proyecto y cuáles serían sus habilidades y conocimientos necesarios. Justifique ampliamente.
Cuáles son sus tres principales recomendaciones para el nuevo gerente para que su proyecto sea exitoso.”

Desarrollo del caso

Pregunta 1

“Defina la estructura organización. Justifique ampliamente su propuesta. (debe mostrar la estructura propuesta)”

Estructura

La estructura de la organización es: Organización combinada, basada y estructurada bajo los lineamientos y roles de una PMO.

Fig 1. Estructura organizacional propuesta para empresa ABITO

Justificación:

· En la página 32 del PMBoK, cuarta edición, está descrito que cuando una organización que es fundamentalmente funcional, puede crear un equipo del proyecto especial para gestionar un proyecto crítico. Dicho equipo puede tener muchas de las características de un equipo de proyecto de una organización orientada a proyectos. El equipo puede incluir personal dedicado de tiempo completo procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos y funcionar fuera de la estructura estándar formalizada de reporte, es decir organizacionalmente, se puede realizar una combinación o fusión de los dos sistemas estructura Funcional y estructura Proyectista.

· Durante la realización de los proyectos, de acuerdo a la estructura planteada, cada parte presenta las características propias de cada esquema particular constitutivo.

· Esta estructura muy frecuentemente utilizada, cuando los sistemas laborales no tienen la misma capacidad de producción, por lo que se incorporan sistemas en paralelo, de tal forma de balancear la producción del conjunto

· Las PMO, pueden existir en cualquier estructura organizativa, incluidas aquellas con una organización funcional, y con la gran fortaleza, que existe una alta probabilidad de ocurrencia que su estructura se asemeje a la fortaleza que presentadas a la derecha de la tabla Figura 2-6, Llamada Influencia de la estructura de la organización de los proyectos, y así aprovechar todas las bondades de este tipo de estructuras

Cuadro 1. Análisis de la estructura organizacional mostrada en la Figura 1

CARGO	DESCRIPCION
Director ejecutivo	Será el Gerente General
Gerente Directores Proyecto	La persona con Maestría en Administración de Proyectos, que tiene la convicción y la motivación que el puesto de Gerente Directores de proyectos será él.
Director Proyecto 1	Una de las dos personas con Maestría en Administración de Proyectos. Será el encargado de liderar el proyecto de la fabricación, y puesta en venta del producto: Helados ABITO.
Director Proyecto 2	Una de las dos personas con Maestría en Administración de Proyectos. Será el encargado de liderar el proyecto de Habilitación de la vía
Personal con experiencia	Apoyaran a liderar el proyecto de la fabricación, y puesta en venta del producto: Helados ABITO. Dándole preferencia a la experiencia y conocimiento en la producción, distribución y comercialización de quesos ABITO.
Personal Nuevo	Apoyaran a liderar el proyecto de Habilitación de la vía

· Departamento de Finanzas: Se necesitan tres recursos, uno con experiencia en los procesos de la empresa y dos sin experiencias en los procesos administrativos de la empresa; la consideración es teniendo en cuenta que al inicio de los proyectos debido al gran volumen de desembolsos que se necesitan realizar, tenemos que tener dotado al departamento con los suficientes recursos para no atrasarnos en los pagos a los subcontratistas, proveedores de materiales y servicios.

· Departamento de Tecnología: Se necesitan tres recursos, uno con experiencia en los procesos de la empresa y dos sin experiencias en los procesos de tecnología (Sistemas informáticos), al inicio del proyecto es demasiada la documentación a generar para la presentación y aprobación del proyecto, y las organización y la reestructuración de las bases de datos por la creación de una nueva sección en el proyecto que es la PMO, generando las ordenes de servicios, ordenes de trabajo y contratos.

· Departamento de Producción: Se necesitan dos recursos, uno con experiencia en los procesos de la empresa y uno sin experiencias en los procesos de producción, al inicio del proyecto son muy pocos los recursos en la sección de producción que se necesitan, ya que al inicio solo se necesita para generar los conceptos técnicos (entrevistas a usuario), para la elaboración y estructuración de las especificaciones técnicas de los equipos y la posterior compra.

· Departamento de Recurso Humanos: Se necesitan dos recursos uno con experiencia en los procesos de la empresa y uno sin experiencias en los procesos de Recursos Humanos; en el inicio del proyecto, ir reclutando, seleccionando y contratando, el personal operativo y administrativo del proyecto.

· Gerente de Directores de Proyectos: Es el máximo líder de proyectos de la empresa, y coordina y organiza los recursos entre todas las especialidades administrativas del proyecto.

Identifica y desarrolla tecnologías de dirección de proyectos

Administra las políticas, procesos, procedimientos y toda la información del alcance del proyecto.

Este recurso debe ser una persona con experiencia y conocimiento en este tipo de proyectos, que haya liderado y/o tenga la competencia de por lo menos, dos o tres proyectos similares.

· Directores de Proyectos: Son líderes de proyectos de la empresa, y coordina y organiza los recursos entre todas las especialidades administrativas de cada uno de los distintos proyectos, que cada uno lidera.

Identifica y desarrolla tecnologías de dirección de proyectos

Administra las políticas, procesos, procedimientos y toda la información del alcance del proyecto.

Estos recursos pueden ser de menos experiencia que el Gerente de Directores de Proyecto, e inclusive pueden ser dos o los tres recursos con Maestría en Administración de Proyectos.

Pregunta 2

¿Qué tipo de liderazgo requiere el Gerente del proyecto y cuáles serían sus habilidades y conocimientos necesarios? Justifique ampliamente.

El Gerente de Proyecto o “Project Manager (PM) es definido en el PMBok como “la persona nombrada por la organización para lograr los objetivos del proyecto”…. “se trata de un rol prestigioso, lleno de desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades cambiantes”. Guía del PMBOK.

El Liderazgo, en términos referentes a la administración, es “el proceso dirigir las actividades de los miembros de un grupo y de influir en ellas”. Puede también definirse como “…la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos” Lectura 3: Liderazgo.

El liderazgo en un Gerente de Proyectos es indispensable para guiar, dirigir y motivar al equipo de trabajo para lograr el éxito de los proyectos.

De los tres estilos de liderazgo observados en la Lectura: Liderazgo, Curso Introducción a la Administración de Proyectos, MAP37, UCI, junio 2012, el que más se adapta al caso de la empresa ABITO, es el LIDERAZGO PARTICIPATIVO. Este tipo de liderazgo se caracteriza por tomar en cuenta las contribuciones de los miembros del equipo e involucrarlos en la implementación de las decisiones. Sin delegar la autoridad y la toma de decisiones finales, las cuales recaen en el líder.

Precisamente este es el tipo de liderazgo que puso en práctica el Gerente General de ABITO, al solicitar ayuda a varios funcionarios de su organización que han iniciado la carrera de Administración de Proyectos, para planificar la creación de la nueva unidad que se encargara de la oficina de proyectos. De esta manera el líder está consultando sus ideas y opiniones acerca de las decisiones que le incumben, además de escuchar y analizar las ideas de sus subalternos. Esto le ayuda a tomar las decisiones finales basándose en los conocimientos propios y en los de todo su equipo.

El Gerente de la Unidad encargada de Proyectos debe seguir con esa línea de liderazgo, debido al personal tan heterogéneo que se desea contratar. En el nuevo equipo se contará con personas con un alto grado de conocimientos en Administración de Proyectos, personas con 20 años de trabajar y muchísima experiencia en el campo de los productos lácteos, así como también de personas nuevas sin experiencia. El líder debe nutrirse de los conocimientos y habilidades tan diversas de su equipo de trabajo, para tomar lo mejor de esa mezcla de conocimiento y juventud del personal que se desea contratar. Debe también impulsar a su equipo a la toma de decisiones ya a asumir cada vez más responsabilidad.

El gerente que se desea contratar debe contar con una serie de habilidades (soft skills) y conocimientos (hard skills) para dirigir a su equipo y a la organización a alcanzar el éxito de los proyectos.

“…hard skills son las habilidades requeridas para llevar a cabo una determinada tarea, adquiridas por medio del entrenamiento y la educación o aprendidas en el trabajo. Soft skills –denominadas también people skills,..,son la suma de características de personalidad, desenvoltura social, habilidades en el lenguaje, camaradería y optimismo que nos identifica a cada uno de nosotros”.

Edelberg, Guillermo S., Hard skills y soft skills: ¿conflicto o complemento?, INCAE Business School.

Las habilidades necesarias son las siguientes:

· Liderazgo

· Automotivación y capacidad para motivar a los demás.

· Buena comunicación

· Capacidad para trabajar en equipo.

· Capacidad de negociación

· Flexibilidad

· Habilidad para relacionarse con diversos tipos de personas.

· Habilidad para manejar conflictos

· Habilidad para identificar y resolver problemas.

· Habilidad para relacionarse con los clientes

· Capacidad para delegar

· Capacidad para tomar decisiones

Los conocimientos necesarios son los siguientes:

· Conocimientos de Administración de Proyectos

· Conocimiento de las organizaciones

· Habilidades gerenciales

· Conocimiento de la industria de productos lácteos.

· Conocimientos en Mercadeo y Comercialización

Pregunta 3

¿Cuáles son sus tres principales recomendaciones para el nuevo gerente para que su proyecto sea exitoso?

Recomendación 1

Plan estratégico de marketing para introducir los HELADOS ABITO al mercado nacional

Introducción

Debido a que la empresa ABITO tiene como rubro principal la producción, distribución y comercialización de quesos ABITO y considerando que la leche es la materia prima para la fabricación de Helados, por esta razón la empresa ha decidido plantear el plan de mercadeo o marketing para posicionar éste ultimo en el mercado nacional.

El presente trabajo utilizará el formato básico (resumido) para la elaboración del plan estratégico en mención, por tal razón el contenido del mismo es el siguiente:

1. Análisis de la situación (Diagnostico)

2. Objetivos del marketing

3. Mercado meta y demanda de mercado

4. Conclusiones

1. Análisis de la Situación (Diagnóstico)

En ésta parte Incluiremos un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

¿Cuál es la Fortaleza de la Empresa?

Haciendo un análisis interno de la Empresa, podemos concluir que la fortaleza de esta corresponde al sector de producción, por ser productores del componente principal del helado que es la leche, el cual interviene en la fabricación de esta y por ende repercute en el precio, factor principal comparativo para su lanzamiento.

¿Cuál es la Oportunidad de la Empresa?

La oportunidad tiene que ver con dos factores primordiales: el primero es que como productor de leche el precio de lanzamiento debe y podría ser menor que el del resto de la competencia por tal razón tendría un mejor control sobre el costo del producto como tal; el segundo tiene que ver con el hecho que entre los clientes más importantes de la empresa se cuenta con los 3 supermercados más grandes del país. .

¿Cuál es la Desventaja?

Para poder implementar la introducción del producto al mercado se necesita montar una estructura a lo interno para que se pueda realizar el proyecto. Recordemos que la pretensión inicial de la empresa es entrar con una gran producción para el mercado futuro por lo tanto se tiene que ampliar el negocio, por tal razón se ha decidido formar el departamento de proyectos dentro de la organización. Debido a esto se está formando el mismo con personal experimentado pero resistente al cambio y personal nuevo sin experiencia; situación que se tiene que solventar a la brevedad.

¿Cuál es la Amenaza?

La fuerza del entorno que podría impedir la implementación de nuestra estrategia es que las vías por donde pasa la materia prima (leche) se encuentran en mal estado, provocando atrasos en el tiempo de entrega del mismo. Además, la competencia ha analizado este factor por lo que la empresa XYZ ya cuenta con la organización a lo interno que ABITO quiere formar por lo que debido a esto sus tiempo de entrega y calidad son mejores.

Objetivos de Marketing

Posicionar el producto en el mercado nacional reconociendo que la marca ABITO es muy conocida por los consumidores por lo tanto el posicionamiento de marca es casi un hecho. Además, se tienen que tomar las acciones necesarias para mejorar los tiempo de entrega de la materia prima y analizar los tiempo de entrega y logística de la cadena de distribución en frio (distribución de los helados ABITO).

Mercado Meta y Demanda del Mercado

Según los autores Kotler y Armstrong (Fundamentos del Marketing), Mercado meta, “consisten en un conjunto de compradores, que tienen necesidades y características comunes a los que la empresa u organización decide servir”.
Según esta definición, el mercado meta principal son los tres principales supermercados del país, el cual a través de ellos, se podrá establecer en el mercado el producto y al alcance del cliente final que es la ama de casa o cliente de supermercado.

Nuestro programa de marketing, tiene que ir dirigido a un segmento del mercado bien definido que es el cliente de supermercado.

Recomendación 2

El éxito de un proyecto depende de muchos factores, y cada proyecto es diferente, sin embargo entre todos ellos siempre va a haber un elemento en común y son las personas o instituciones involucradas o interesados en el proyecto, los cuales forman un factor determinante para el éxito del mismo.

La recomendación para el nuevo gerente sería elaborar un detallado estudio de los involucrados, es decir, “personas u organizaciones que actúen activamente en el proyecto, o cuyos intereses puedan verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto”[1]. Al ser un gerente nuevo en la empresa necesitará conocer la estructura organizacional y los miembros del equipo del proyecto. El realizar el estudio de involucrados podrá conocer a los miembros del equipo y sentir su parecer con respecto al proyecto, ya que como vemos en el enunciado hay una mezcla interesante de personas, experiencia, resistencia al cambio, juventud y conocimiento, el conocer el sentir y la posición de los involucrados y en especial los miembros del equipo de trabajo ayudará al nuevo Gerente a utilizar las vías de comunicación adecuadas y mezclar las fortalezas y debilidades de unos con los otros, todo lo anterior para insertar entusiasmo y compromiso a cada uno de los miembros para el éxito del proyecto.

Que otros beneficios se obtienen al realizar el análisis de involucrados

- Conocimiento del futuro consumidor de Helados ABITO: ayudará al equipo del proyecto a identificar las preferencias del consumidor (sabor, precio, color, variedad, etc), dicha información también será importante para la campaña de lanzamiento del producto ya que se conocerá la forma de insertar los nuevos helados al mercado

- Conocimiento de la competencia: importante base de comparación para identificar las fortalezas y debilidades de la fortaleza, a su vez para poder definir la identidad de los nuevos helados ABITO, para que sean ante la percepción del cliente un producto diferente.

- Fortalecimiento de relaciones con supermercados al involucrarlos en el proceso de creación de los nuevos helados, además será de importancia el aporte en tema de mercadeo brindado por los mismos.

- Fortalecimiento de las relaciones con los suplidores de materia prima así como de la comunidad: percibir el nuevo proyecto como un aumento en la compra de materia prima y también como una fuente de trabajos nuevos.

Es importante resaltar que el análisis de interesados no es un proceso de una sola vez, más bien necesita de un constante seguimiento y actualización.

Recomendación 3

Tenemos la circunstancia de que en el país el mantenimiento y conservación de las rutas de circulación no es un asunto fácil por estar sujeto a la contratación administrativa y por tanto a procesos licitatorios que conllevan plazos muy largos entre presentación de ofertas, análisis, adjudicación e inicio esto si no se interpone alguna apelación.

Por lo anterior el nuevo proyecto de la empresa va a estar en sumido en el mismo riesgo de fracasar no importa cuántas reuniones se hagan con los entes pertinentes todo quedará en buena voluntad de cooperar pero de ahí no pasará porque los procesos están regidos por la Ley de Contratación Administrativa lo que hace que el procedimiento de intervenir las rutas en mal estado no sea nada flexible.

Por tanto, siendo que la empresa ha tenido muchos años de bonanza económica que le ha permitido acumular un gran capital y suponiendo que no se cuenta con la unidades (camiones cisterna) necesarias para el traslado de la materia prima de la que se nutre la empresa y que por tanto la relación (pocas unidades de transporte/malas vías de comunicación) es la que genera los problemas de abastecimiento se emite la siguiente recomendación:

- Comisionar al nuevo Gerente de Proyectos para que en reunión de él como representante de la compañía y la asociación de productores de leche formulen y establezcan un acuerdo que permita a la asociación de productores recibir un financiamiento por parte de la compañía para la adquisición de unidades transportadoras de la mercadería (cisternas), siendo estas en número que ellos consideren necesarias para mantener el suministro de la materia prima de manera constante y oportuna sin interrupción o retrasos pese al mal estado de las vías.

Conclusiones generales

· Para posicionar el producto en el mercado nacional, es importante la propaganda televisiva en el horario adecuado, además de la comunicación por internet con productos relacionados. Por otra parte es necesario mejorar la infraestructura a lo interno para fortalecer la producción.

Para un gerente que llega nuevo a una empresa lo primero y más importante es conocer su equipo de trabajo, sus fortalezas y debilidades.
El gerente de proyectos exitoso debe contar con una serie de conocimientos muy específicos adquiridos generalmente a través de la academia y la experiencia laboral (hard skills), pero también es importante desarrollar una serie de habilidades interpersonales, sociales o humanas (soft skills) para lograr dirigir, motivar y guiar al equipo de trabajo y relacionarse positivamente con los clientes e iguales.
Con la creación de una oficina de Dirección de Proyectos-PMO, la empresa ABITO logrará aumentar las posibilidades de éxito del proyecto, al aplicar los estándares y metodología de la Administración de Proyectos
Para cualquier tipo de trabajo es importante contratar a la persona adecuada para el puesto, más aún cuando se trata de contratar a una persona que asumirá el cargo de Gerente de Proyectos, pues ella llevará sobre sus hombros la responsabilidad del éxito o fracaso del proyecto.

Bibliografía

1. Edelberg, Guillermo S., Hard skills y soft skills: ¿conflict o complemento?, INCAE Business School.

2. Giuliani, Rudolph W., 2002: Liderazgo, Plaza Janés, España.

3. HARVAR BUSINES, Crear un plan de negocios, Editado por Impact Media Comercial S.A. 1ª edicion, abril 2009.

4. KOTELER, PHILLIP, Dirección de marketing. La edición del milenio, Ed. Prentice, HALL, México 2001.

5. Lectura: Liderazgo, Curso Introducción a la Administración de Proyectos, MAP37, UCI, junio 2012.

6. Liendo, Mónica. Martínez Adriana. Sector Lácteo. Industria del helado. Un análisis del sector, Instituto de investigaciones económicas de la Escuela de Economía, Universidad Nacional del Rosario, Argentina, 2007.

7. Project Management Institute, Inc. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) (4ta ed.).

8. PHILIP KOTLER, GARY ARMSTRONG, Fundamento de Mercadotecnia. Prentice Hall Hispanoamericana, SA. Cuarta edicion. México.

9. Ramos Lachi, J. L., SE PMI-UNI, (n.d.), Habilidades de un gerente de proyecto exitoso. Obtenido el día 11 de Julio de 2012, de http://es.scribd.com/doc/5254552/Habilidades-de-un-Gerente-de-Proyecto

[1] Project Management Institute, Inc. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) (4ta ed.), pag 23

Jorge Lopez Trabajos UCI

martes, 24 de julio de 2012

Desarrollo Caso 2 Grupal empresa ABITO