Ensayo comparativo entre los Capítulos 10 del PMBOK y el texto "Director de Proyectos" de Pablo Lledó.

La comunicación es el proceso por medio del cual se puede transmitir información de un ente a otro. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes. En la dirección de proyectos este es una de los procesos claves para garantizar el éxito del proyecto.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que la información del proyecto se genere, se recopile, se distribuya, y se almacene de forma adecuada y oportuna.

El presente ensayo desarrolla la relación existente entre dos libros en el tema de la gestión de las comunicaciones del proyecto, los cuales en sus capítulos 10 tratan el tema de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Uno de los libros es la “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008)” y el otro texto es “Director de proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento” de Pablo Lledó (2011).

De manera general, ambos libros cubren el tema de forma muy similar, por lo que no es fácil la detección de diferencias, lo que hace a su vez que el ensayo resultante sea fácil de interpretar. Según Lledó la principal habilidad de un Director de proyectos es saber comunicar, si no aprende a comunicar de manera efectiva no conseguirá proyectos exitosos. Por su parte el PMBOK menciona que los directores de proyectos pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados del proyecto internos y externos.

“…Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto”. PMBOK 2008 (pág, 243).

Los dos textos explican en forma sintetizada la descripción general de los procesos de las comunicaciones del proyecto las cuales son: Identificar a los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeño. Lo que sigue a continuación, por parte de los dos libros, es detallar cada uno de estos procesos de la gestión de las comunicaciones.

El primer proceso es el de “Identificar a los Interesados”, que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentarlas.  Según Lledó, los interesados o “Stakeholders” son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto y por su parte el PMBOK, explica en detalle lo siguiente:

“..Ellos (Stakeholders) también pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organización y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organización ejecutante del proyecto.” PMBOK 2008 (pág, 246).

Los dos textos mencionan que en la mayoría de los proyectos puede darse la existencia de gran cantidad de interesados, y que debido a estos resulta muy importante categorizarlos según su interés, influencia y participación en el proyecto, ya que esto ayudará a que el director del proyecto se puede concentrar en las relaciones necesarias para asegurar el éxito.

En las entradas se mencionan el Acta de Constitución del Proyecto, los Documentos de Adquisición, Factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización.

Las herramientas y técnicas es una de las más importantes ya que involucra el análisis de los interesados, el cual como se mencionó antes se debe realizar clasificando e identificando el interés, y poder de cada uno de los interesados, así como el impacto que tienen sobre el proyecto.

El PMBOK desarrolla una técnica que consiste en realizar tres pasos los cuales son:

1. Identificar a todos los interesados del proyecto.

2. Identificar su impacto sobre el proyecto: donde expone tres distintas matrices la de poder/influencia, poder/interés, influencia/impacto y un modelo de prominencia, el cual describe clases de intereses basándose en su poder, urgencia y legitimidad.

3.  La evaluación en el modo en que los interesados claves pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones.

El texto de Pablo Lledó nos expone solamente un ejemplo de una matriz poder/interés.

Con respecto a las salidas, lo que se obtiene es  el registro de interesados y la estrategia de gestión de los interesados, para esta última el PMBOK recomienda representarla por medio de una matriz de análisis de los interesados.

El siguiente proceso es el de “Planificar las Comunicaciones” el cual determina las necesidades de comunicación del proyecto. El PMBOK nos indica lo siguiente:

“El Proceso de Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados, por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por quién”. PMBOK 2008 (pág, 251).

Por su parte el texto de Pablo Lledó nos dice que las siguientes preguntas son importantes:

“¿Qué información necesitan los interesados? ¿Cuándo necesitarán la información? ¿Cuántos canales hay involucrados? ¿Quién se comunica con quién? ¿Quién recibirá la información? ¿Cómo se distribuirá la información? ¿Quién distribuirá la información? ¿Qué tecnología utilizaremos? ¿Con qué frecuencia será la comunicación?” Libro Director de Proyectos de Pablo Lledó 2011 (pág, 269).

También Lledó nos expresa que “No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo.”

El PMBOK explica que este proceso está estrechamente vinculado con los Factores Ambientales de la compañía, ya que la estructura de la misma tendrá un efecto directo sobre las comunicaciones.

Para este proceso hay cuatro entradas, el registro de interesados, la estrategia de gestión de los interesados, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la organización.

En cuanto a las herramientas la primera que mencionan ambos libros es la de análisis de requisitos de comunicaciones, en la cual ambos autores explican que los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto. Y detallan una fórmula para determinar la cantidad de canales de comunicación potencial: n(n-1)/2, donde n representa la cantidad de interesados. Por su parte el PMBOK se extiende un poco más al incluir varias técnicas para implementar los requisitos de comunicación, como son los organigramas, entre otros.

La siguiente herramienta es la Tecnología de las Comunicaciones, en donde ambos textos nos dicen que esta depende del tipo de tecnologías que se utilizará para la distribución de la comunicación, teniendo en cuenta factores como, urgencia, disponibilidad tecnológica, personal previsto para el proyecto, duración del proyecto y el entorno del proyecto, por su parte Pablo Lledó agrega que la EDT es una buena herramienta de comunicación.

Otra herramienta que mencionan los dos libros es la de Modelos de Comunicación, en donde la comunicación fluye entre emisor y receptor.

Según Pablo Lledó detrás de todo mensaje existe un emisor y un receptor. El emisor codifica el mensaje antes de enviarlo y el receptor lo decodifica al recibirlo, luego el receptor vuelve a codificar el mensaje para enviar su respuesta al emisor que lo decodificará, además explica que:

“Durante cada proceso de codificación y decodificación el mensaje original puede sufrir cambios o fallas de interpretación como consecuencia de ruidos en el contexto, una mala codificación, grandes distancias entre los miembros del equipo, hostilidad, lenguajes, culturas, experiencias, niveles de educación, etc.” Libro Director de Proyectos de Pablo Lledó 2011 (pág, 270).

Respecto a la función del emisor y el receptor ambos libros dan una explicación detallada y su importancia en el éxito del proyecto, pero Pablo Lledó lo explica de una mejor manera al exponerlo de la siguiente manera:

El emisor:

1. Codifica el mensaje en forma cuidadosa

2. Selecciona el método apropiado de envío

3. Envía información clara y completa

4. Confirma que el mensaje fue comprendido

El receptor:

1. Decodifica el mensaje en forma cuidadosa

2. Confirma que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva: observar gestos físicos y faciales, pensar que decir antes de responder, hacer preguntas y enviar comentarios.

La última herramienta que se explica es la de métodos de comunicación, en donde el PMBOK las clasifica en: comunicación interactiva, comunicación del tipo push y las del tipo pull.

Por último el proceso de salidas, ambos libros exponen el plan de gestión de las comunicaciones el cual es un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto o una parte de él y en forma general, proporciona: Canales de comunicación, formato y contenidos del tipo de información, personas responsables de comunicar, personas que recibirán la información, tecnología de las comunicaciones a utilizar, frecuencia de la comunicación, glosario de términos comunes.

Como tercer proceso se tiene el de “Distribuir la información”, el cual consiste en poner la información más importante a disposición de los interesados en el proyecto.

El PMBOK menciona que la distribución eficaz de la información incluye técnicas como los modelos emisor-receptor, elección el medio, estilo de redacción, técnicas de gestión de reuniones, técnicas de presentación, técnicas de facilitación, entre otras.

En las entradas de este proceso se tiene el Plan para la Dirección del Proyecto, los informes de desempeño y los activos de los procesos de la organización.

El PMBOK detalla un poco más los informes de desempeño ya que explica que se utilizan para distribuir la información sobre el estado y el desempeño del proyecto, además de que deben estar disponibles antes de las reuniones y deben ser precisos y actuales.

En cuanto a las herramientas y técnicas el PMBOK menciona los métodos de comunicación y ambos libros mencionan las herramientas para la distribución de la información, la cual consiste en distintas alternativas para distribuir la información como por ejemplo, mensajería, e-mail, videoconferencia, bases de datos, prensa, Internet, oficinas virtuales, presentaciones multimedia, entre otros.

Al final de este proceso, en las salidas, se obtienen las actualizaciones a los activos de los procesos de la organización, y aquí, los dos textos mencionan las notificaciones a los interesados, informes del proyecto, presentaciones del proyecto, registros del proyecto, retroalimentación de los interesados y la documentación sobre lecciones aprendidas.

Tenemos el cuarto proceso que es el de “Gestionar las expectativas de los interesados”, el PMBOK lo define como:

“…es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan” PMBOK 2008 (pág, 261).

Por su parte Pablo Lledó dice que durante este proceso se administran las comunicaciones del proyecto a los fines de satisfacer las necesidades y resolver los conflictos entre los interesados.

Los dos textos coinciden en afirmar que el director del proyecto es el encargado de gestionar las expectativas de los interesados.

En las entradas de este proceso, los dos textos mencionan cinco puntos importantes los cuales son: Registro de interesados y estrategia de gestión de interesados, Plan de comunicaciones, Registro de incidentes y Registro de cambios: para documentar los cambios y su respectivo impacto sobre el proyecto, además de los activos de los procesos de la organización.

En las herramientas y técnicas se menciona por parte del PMBOK y Pablo Lledó los métodos de comunicación, las habilidades interpersonales y las directivas.

Al final, en las salidas, el PMBOK menciona que se obtiene las actualizaciones a los activos de los procesos de la organización, las solicitudes de cambio, las actualizaciones al plan para la dirección del proyecto y las actualizaciones a los documentos del proyecto, donde se incluyen la estrategia de gestión de los interesados, el registro de interesados y el de incidentes.

En el quinto y último proceso de la gestión de las comunicaciones se tiene el “Informar el desempeño”, el cual consiste en recopilar y distribuir la información sobre el desempeño.

Pablo Lledó lo define de la siguiente manera:

“Durante el proceso de informar el desempeño se compara el estado actual del proyecto en relación a sus líneas de base. Los informes de avance indican cómo se están utilizando los recursos y suelen incluir información sobre el alcance, el cronograma, los costos, la calidad, los recursos humanos, los riesgos y las adquisiciones”. Libro Director de Proyectos de Pablo Lledó 2011 (pág, 275).

Por su parte el PMBOK indica que los informes de desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia.

Tanto Pablo Lledó como el PMBOK mencionan, que las entradas de este proceso son plan para la dirección del proyecto con sus líneas de base: alcance, cronograma, presupuesto y calidad involucrada, Información sobre el desempeño del trabajo, entregables, avances, costos actuales, etc.  Mediciones del desempeño del trabajo: SPI, CPI, desempeño técnico, etc. Proyecciones del presupuesto: costo estimado a la finalización.

En este proceso las herramientas y técnicas que estudian ambos libros son las mismas, las cuales son: Análisis de la variación: investigar causas e impactos de los desvíos entre el estado del proyecto y las líneas de base. Métodos de proyección: predecir la evolución del proyecto (cronograma, presupuesto, etc.). Por ejemplo, se pueden utilizar: series de tiempo, métodos causales, regresiones econométricas, encuestas, estimaciones por analogía, simulaciones, etc. Métodos de comunicación: por ejemplo, reuniones de avance de proyecto. Sistema de informes: registrar, almacenar y distribuir la información de manera sistematizada. Por ejemplo, mediante la utilización de software que generen informes de estado del proyecto.

En cuanto a las salidas de este proceso los dos autores mencionan los informes de desempeño, los cuales indican el estado de situación actual del proyecto y su avance en función de las líneas base. Se comunica cómo se estima que finalizará el proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad) considerando la información que se tiene al día de la fecha.

Por su parte el PMBOK adiciona las actualizaciones a los activos de los procesos de la organización y las solicitudes de cambio.

Todos estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento, es importante recordar que las dimensiones de comunicación son muchas, como lo son las internas, externas, formales e informales, verticales, horizontales, oficiales, y no oficiales, escritas y orales y verbales y no verbales.

Además es de suma importancia que tanto la organización como el director del proyecto logren generar una comunicación efectiva, ya que en gran medida esto influirá en el éxito o el fracaso del proyecto, cabe destacar que entre las principales habilidades a desempañar pueden ser una buena negociación a fin de lograr acuerdos, resolver conflictos para prevenir impactos negativos, persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción y resumir, recapitular e identificar las próximas etapas.

Con respecto a las limitantes, se encuentran las habilidades de comunicación de la organización, las cuales pueden ser; escuchar de manera activa y eficaz, formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comunicación, identificar y gestionar expectativas, entre otras.

Para finalizar, una de las herramientas más importantes de esta gestión es la de identificar, clasificar y valorar a los interesados, así como su impacto, negativo o positivo, sobre el desempeño del proyecto.

MAPA CONCEPTUAL

BIBLIOGRAFÍA

·         Project Management Institute Inc. (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK). Pennsylvania: Project Management Institute.

·         Pablo Lledó. (2009). Director de proyectos: como aprobar el exámen PMP® sin morir en el intento. 3ª ed. Victoria, BC, Canadá: el autor, 2011.