Ensayo comparativo entre los Capítulos 10 del PMBOK y el
texto "Director de Proyectos" de Pablo Lledó.
La comunicación es el proceso por medio del cual se puede
transmitir información de un ente a otro. Los procesos de comunicación son
interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un
mismo repertorio de signos y tienen unas
reglas semióticas comunes. En la
dirección de proyectos este es una de los procesos claves para garantizar el
éxito del proyecto.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
incluye los procesos necesarios para garantizar que la información del proyecto
se genere, se recopile, se distribuya, y se almacene de forma adecuada y
oportuna.
El presente ensayo desarrolla la relación
existente entre dos libros en el tema de la gestión de las comunicaciones del
proyecto, los cuales en sus capítulos 10 tratan el tema de la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto. Uno de los libros es la “Guía de los Fundamentos
para la Dirección de Proyectos (PMBOK, 2008)” y el otro texto es “Director de
proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento” de Pablo Lledó (2011).
De
manera general, ambos libros cubren el tema de forma muy similar, por lo que no
es fácil la detección de diferencias, lo que hace a su vez que el ensayo
resultante sea fácil de interpretar. Según Lledó la principal habilidad de un
Director de proyectos es saber comunicar, si no aprende a comunicar de manera
efectiva no conseguirá proyectos exitosos. Por su parte el PMBOK menciona que
los directores de proyectos pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con
los miembros del equipo y otros interesados del proyecto internos y externos.
“…Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes
interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos
culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto”.
PMBOK 2008 (pág, 243).
Los dos textos explican en forma sintetizada la descripción general de
los procesos de las comunicaciones del proyecto las cuales son: Identificar
a los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información,
gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeño. Lo
que sigue a continuación, por parte de los dos libros, es detallar cada uno de
estos procesos de la gestión de las comunicaciones.
El primer proceso es
el de “Identificar a los Interesados”, que consiste en identificar a
todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y
documentarlas. Según Lledó, los interesados o “Stakeholders” son todas
aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de
manera positiva o negativa por el proyecto y por su parte el PMBOK, explica en
detalle lo siguiente:
“..Ellos
(Stakeholders) también pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Los
interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organización
y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la
organización ejecutante del proyecto.” PMBOK 2008 (pág, 246).
Los dos textos
mencionan que en la mayoría de los proyectos puede darse la existencia de gran
cantidad de interesados, y que debido a estos resulta muy importante
categorizarlos según su interés, influencia y participación en el proyecto, ya
que esto ayudará a que el director del proyecto se puede concentrar en las
relaciones necesarias para asegurar el éxito.
En las entradas se
mencionan el Acta de Constitución del Proyecto, los Documentos de Adquisición,
Factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la
organización.
Las herramientas y
técnicas es una de las más importantes ya que involucra el análisis de los
interesados, el cual como se mencionó antes se debe realizar clasificando e
identificando el interés, y poder de cada uno de los interesados, así como el
impacto que tienen sobre el proyecto.
El PMBOK desarrolla
una técnica que consiste en realizar tres pasos los cuales son:
1. Identificar a todos
los interesados del proyecto.
2. Identificar su
impacto sobre el proyecto: donde expone tres distintas matrices la de
poder/influencia, poder/interés, influencia/impacto y un modelo de prominencia,
el cual describe clases de intereses basándose en su poder, urgencia y
legitimidad.
3. La evaluación
en el modo en que los interesados claves pueden reaccionar o responder en
diferentes situaciones.
El texto de Pablo Lledó
nos expone solamente un ejemplo de una matriz poder/interés.
Con respecto a las
salidas, lo que se obtiene es el registro de interesados y la estrategia
de gestión de los interesados, para esta última el PMBOK recomienda
representarla por medio de una matriz de análisis de los interesados.
El siguiente proceso
es el de “Planificar las Comunicaciones” el cual determina las necesidades
de comunicación del proyecto. El PMBOK nos indica lo siguiente:
“El Proceso de
Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de información y
comunicación de los interesados, por ejemplo, quién necesita qué información,
cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por quién”. PMBOK 2008 (pág,
251).
Por su parte el texto
de Pablo Lledó nos dice que las siguientes preguntas son importantes:
“¿Qué información
necesitan los interesados? ¿Cuándo necesitarán la información? ¿Cuántos canales
hay involucrados? ¿Quién se comunica con quién? ¿Quién recibirá la información?
¿Cómo se distribuirá la información? ¿Quién distribuirá la información? ¿Qué
tecnología utilizaremos? ¿Con qué frecuencia será la comunicación?” Libro
Director de Proyectos de Pablo Lledó 2011 (pág, 269).
También Lledó nos expresa
que “No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las
comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo.”
El PMBOK explica que
este proceso está estrechamente vinculado con los Factores Ambientales de la
compañía, ya que la estructura de la misma tendrá un efecto directo sobre las
comunicaciones.
Para este proceso hay
cuatro entradas, el registro de interesados, la estrategia de gestión de los
interesados, factores ambientales de la empresa y activos de los procesos de la
organización.
En cuanto a las
herramientas la primera que mencionan ambos libros es la de análisis de
requisitos de comunicaciones, en la cual ambos autores explican que los canales
de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto. Y
detallan una fórmula para determinar la cantidad de canales de comunicación
potencial: n(n-1)/2, donde n representa la cantidad de interesados. Por su
parte el PMBOK se extiende un poco más al incluir varias técnicas para
implementar los requisitos de comunicación, como son los organigramas, entre
otros.
La siguiente
herramienta es la Tecnología de las Comunicaciones, en donde ambos textos nos dicen
que esta depende del tipo de tecnologías que se utilizará para la distribución
de la comunicación, teniendo en cuenta factores como, urgencia, disponibilidad
tecnológica, personal previsto para el proyecto, duración del proyecto y el
entorno del proyecto, por su parte Pablo Lledó agrega que la EDT es una buena
herramienta de comunicación.
Otra herramienta que mencionan
los dos libros es la de Modelos de Comunicación, en donde la comunicación fluye
entre emisor y receptor.
Según Pablo Lledó
detrás de todo mensaje existe un emisor y un receptor. El emisor codifica el
mensaje antes de enviarlo y el receptor lo decodifica al recibirlo, luego el
receptor vuelve a codificar el mensaje para enviar su respuesta al emisor que
lo decodificará, además explica que:
“Durante cada proceso
de codificación y decodificación el mensaje original puede sufrir cambios o
fallas de interpretación como consecuencia de ruidos en el contexto, una mala
codificación, grandes distancias entre los miembros del equipo, hostilidad, lenguajes,
culturas, experiencias, niveles de educación, etc.” Libro Director de Proyectos
de Pablo Lledó 2011 (pág, 270).
Respecto a la función
del emisor y el receptor ambos libros dan una explicación detallada y su
importancia en el éxito del proyecto, pero Pablo Lledó lo explica de una mejor
manera al exponerlo de la siguiente manera:
El emisor:
1. Codifica el mensaje en forma
cuidadosa
2. Selecciona el método apropiado de
envío
3. Envía información clara y completa
4. Confirma que el
mensaje fue comprendido
El receptor:
1. Decodifica el mensaje en forma
cuidadosa
2. Confirma que el
mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva: observar gestos físicos y
faciales, pensar que decir antes de responder, hacer preguntas y enviar
comentarios.
La última herramienta
que se explica es la de métodos de comunicación, en donde el PMBOK las
clasifica en: comunicación interactiva, comunicación del tipo push y las del
tipo pull.
Por último el proceso
de salidas, ambos libros exponen el plan de gestión de las comunicaciones el
cual es un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto o una parte
de él y en forma general, proporciona: Canales de comunicación, formato y
contenidos del tipo de información, personas responsables de comunicar,
personas que recibirán la información, tecnología de las comunicaciones a
utilizar, frecuencia de la comunicación, glosario de términos comunes.
Como tercer proceso se
tiene el de “Distribuir la información”, el cual consiste en poner la
información más importante a disposición de los interesados en el proyecto.
El PMBOK menciona que
la distribución eficaz de la información incluye técnicas como los modelos
emisor-receptor, elección el medio, estilo de redacción, técnicas de gestión de
reuniones, técnicas de presentación, técnicas de facilitación, entre otras.
En las entradas de
este proceso se tiene el Plan para la Dirección del Proyecto, los informes de
desempeño y los activos de los procesos de la organización.
El PMBOK detalla un
poco más los informes de desempeño ya que explica que se utilizan para
distribuir la información sobre el estado y el desempeño del proyecto, además
de que deben estar disponibles antes de las reuniones y deben ser precisos y
actuales.
En cuanto a las
herramientas y técnicas el PMBOK menciona los métodos de comunicación y ambos
libros mencionan las herramientas para la distribución de la información, la
cual consiste en distintas alternativas para distribuir la información como por
ejemplo, mensajería, e-mail, videoconferencia, bases de datos, prensa,
Internet, oficinas virtuales, presentaciones multimedia, entre otros.
Al final de este
proceso, en las salidas, se obtienen las actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización, y aquí, los dos textos mencionan las
notificaciones a los interesados, informes del proyecto, presentaciones del
proyecto, registros del proyecto, retroalimentación de los interesados y la
documentación sobre lecciones aprendidas.
Tenemos el cuarto
proceso que es el de “Gestionar las expectativas de los interesados”, el
PMBOK lo define como:
“…es el proceso que
consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para
satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan”
PMBOK 2008 (pág, 261).
Por su parte Pablo Lledó
dice que durante este proceso se administran las comunicaciones del proyecto a
los fines de satisfacer las necesidades y resolver los conflictos entre los
interesados.
Los dos textos
coinciden en afirmar que el director del proyecto es el encargado de gestionar
las expectativas de los interesados.
En las entradas de
este proceso, los dos textos mencionan cinco puntos importantes los cuales son:
Registro de interesados y estrategia de gestión de interesados, Plan de
comunicaciones, Registro de incidentes y Registro de cambios: para documentar
los cambios y su respectivo impacto sobre el proyecto, además de los activos de
los procesos de la organización.
En las herramientas y
técnicas se menciona por parte del PMBOK y Pablo Lledó los métodos de
comunicación, las habilidades interpersonales y las directivas.
Al final, en las
salidas, el PMBOK menciona que se obtiene las actualizaciones a los activos de
los procesos de la organización, las solicitudes de cambio, las actualizaciones
al plan para la dirección del proyecto y las actualizaciones a los documentos
del proyecto, donde se incluyen la estrategia de gestión de los interesados, el
registro de interesados y el de incidentes.
En el quinto y último
proceso de la gestión de las comunicaciones se tiene el “Informar el
desempeño”, el cual consiste en recopilar y distribuir la información sobre
el desempeño.
Pablo Lledó lo define
de la siguiente manera:
“Durante el proceso de
informar el desempeño se compara el estado actual del proyecto en relación a
sus líneas de base. Los informes de avance indican cómo se están utilizando los
recursos y suelen incluir información sobre el alcance, el cronograma, los
costos, la calidad, los recursos humanos, los riesgos y las adquisiciones”. Libro
Director de Proyectos de Pablo Lledó 2011 (pág, 275).
Por su parte el PMBOK
indica que los informes de desempeño deben suministrar información en un nivel
adecuado para cada audiencia.
Tanto Pablo Lledó como
el PMBOK mencionan, que las entradas de este proceso son plan para la dirección
del proyecto con sus líneas de base: alcance, cronograma, presupuesto y calidad
involucrada, Información sobre el desempeño del trabajo, entregables, avances,
costos actuales, etc. Mediciones del desempeño del trabajo: SPI, CPI,
desempeño técnico, etc. Proyecciones del presupuesto: costo estimado a la
finalización.
En este proceso las
herramientas y técnicas que estudian ambos libros son las mismas, las cuales
son: Análisis de la variación: investigar causas e impactos de los desvíos
entre el estado del proyecto y las líneas de base. Métodos de proyección:
predecir la evolución del proyecto (cronograma, presupuesto, etc.). Por
ejemplo, se pueden utilizar: series de tiempo, métodos causales, regresiones
econométricas, encuestas, estimaciones por analogía, simulaciones, etc. Métodos
de comunicación: por ejemplo, reuniones de avance de proyecto. Sistema de
informes: registrar, almacenar y distribuir la información de manera
sistematizada. Por ejemplo, mediante la utilización de software que generen
informes de estado del proyecto.
En cuanto a las
salidas de este proceso los dos autores mencionan los informes de desempeño,
los cuales indican el estado de situación actual del proyecto y su avance en
función de las líneas base. Se comunica cómo se estima que finalizará el
proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad) considerando la información que se
tiene al día de la fecha.
Por su parte el PMBOK
adiciona las actualizaciones a los activos de los procesos de la organización y
las solicitudes de cambio.
Todos estos procesos
interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento, es
importante recordar que las dimensiones de comunicación son muchas, como lo son
las internas, externas, formales e informales, verticales, horizontales,
oficiales, y no oficiales, escritas y orales y verbales y no verbales.
Además es de suma
importancia que tanto la organización como el director del proyecto logren
generar una comunicación efectiva, ya que en gran medida esto influirá en el
éxito o el fracaso del proyecto, cabe destacar que entre las principales
habilidades a desempañar pueden ser una buena negociación a fin de lograr
acuerdos, resolver conflictos para prevenir impactos negativos, persuadir a una
persona u organización para llevar a cabo una acción y resumir, recapitular e
identificar las próximas etapas.
Con respecto a las
limitantes, se encuentran las habilidades de comunicación de la organización,
las cuales pueden ser; escuchar de manera activa y eficaz, formular preguntas,
sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comunicación, identificar
y gestionar expectativas, entre otras.
Para finalizar, una de
las herramientas más importantes de esta gestión es la de identificar,
clasificar y valorar a los interesados, así como su impacto, negativo o
positivo, sobre el desempeño del proyecto.
MAPA CONCEPTUAL
·
Project Management Institute
Inc. (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía
PMBOK). Pennsylvania: Project Management Institute.
·
Pablo Lledó. (2009).
Director de proyectos: como aprobar el exámen PMP® sin morir en el intento. 3ª ed. Victoria, BC,
Canadá: el autor, 2011.
